RPA : pourquoi et comment se lancer ?

Si la fonction finance a su rapidement intégrer les premières initiatives de transformation dans les années 90 à 2000 avec les ERP et outils de Business Intelligence, elle n’est plus aujourd’hui un leader des nouveaux usages digitaux.

90 % des entreprises estiment que la digitalisation est un enjeu de taille pour la fonction Finance. Et pourtant en 2020 seulement 10% des directions financières estiment qu’elles sont leader de la transformation dans leur entreprise.

Aujourd’hui, la mission du service financier est prioritairement de créer de la valeur via le traitement des données. La connaissance de nouvelles opportunités permet ainsi des prises de décisions plus rapide. Le rôle de la Direction Administrative et Financière évolue, et devient un pilier stratégique primordial de l’entreprise.
Après la dématérialisation et l’automatisation de certaines tâches basiques, l’évolution des technologies ouvre de nouvelles perspectives : le RPA (Robotic Process Automation) apporte un fort potentiel de transformation aux services financiers. Il permet d’automatiser les tâches fastidieuses et manuelles qui l’empêchaient encore d’évoluer en profondeur.
De nombreuses activités des services finances restent manuelles et très chronophages. Parmi celles-ci, on peut citer l’extraction des données issues de différents systèmes (ERP, HCM, SCM, paie, etc.), la préparation des rapports, sans oublier le fait de résoudre -manuellement- les erreurs des processus manuels. Enfin, les utilisateurs métiers finissent par se consacrer quasi exclusivement à des tâches routinières, répétitives et sujettes aux erreurs, au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Réserver les tâches automatisables aux robots et libérer l’intelligence humaine… c’est la promesse de la RPA, qui utilise des robots logiciels qui imitent les actions humaines basées sur l’interface utilisateur pour automatiser les tâches répétitives.
Pour une direction financière, l’automatisation via RPA répond aux grands axes d’optimisation suivants : harmoniser et sécuriser les processus, réduire les coûts et générer un gain de temps pour les métiers, qui pourront ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Voici 3 cas d’usages communs :

• Vous souhaiteriez automatiser des tâches en réalisant le moins de modifications possibles aux systèmes et aux applications existants,
• Vous ne disposez pas encore de moyen pour automatiser et intégrer aisément des applications héritées,
• Vous souhaitez accélérer l’automatisation dont la valorisation a déjà été engagée.

Il s’agit généralement dans un premier temps d’identifier des opportunités simples susceptibles de générer un ROI rapide : des tâches routinières, répétitives, sources d’erreurs, chronophages, standardisées et réglementées, ou bien des tâches qui utilisent des données structurées et des applications héritées.
Le RPA peut ainsi exécuter un certain nombre d’opérations pour atteindre le résultat escompté, comme par exemple :

• La connexion et déconnexion d’applications,
• Copier/coller des données,
• Le remplissage de formulaires,
• L’ouverture de courriels et de pièces jointes,
• Le déplacement de fichiers et de dossiers,
• La collecte des sources d’informations sur différents types de canaux (OCR pour les factures, bases de données, API de logiciel tiers…),
• Le traitement d’informations via la préparation et la manipulation des données, ou la fusion de données à partir de différentes sources,
• Le déclenchement des réponses,
• La gestion de flux entre systèmes d’information, etc…

Sur le domaine finance, le RPA peut être intégré à différent niveaux des processus financiers, pour de la saisie comptable ou des processus plus complexes tels que le Procure to Pay (approvisionnement au paiement).
L’automatisation du P2P permet ainsi de générer en toute autonomie le cycle d’approvisionnement d’une entreprise en passant de la commande au paiement, comme par exemple pour :

• La validation des données relatives aux nouveaux fournisseurs en vérifiant notamment la solvabilité, l’adresse, les informations fiscales,
• La gestion des notes de frais,
• La reconnaissance des factures,
• La relance des validations,
• Les rapprochements bancaires,
• La collectes des factures,
• La détection de risques clients ou fournisseurs,
• Les données prévisionnelles,
• La vérification des référentiels fournisseurs pour limiter les risques de fraude,
• L’amélioration de la planification et la budgétisation,
• L’optimisation du processus de clôture comptable,
• L’automatisation de la réconciliation des données depuis une source unique et fiable,
• La normalisation de la production de rapports (par exemple le reporting réguliers pour surveiller les KPI financiers stratégiques en continu tels que l’état de la trésorerie, la marge opérationnelle, l’état des stocks…

En résumé, l’automatisation au sein des Directions Financières permet d’optimiser très significativement la gestion du risque dans l’entreprise en améliorant les processus de contrôle fournisseurs, et en facilitant la saisie de données financières, mais aussi la communication et la collaboration entre les services.

La démarche de planification d’un projet RPA s’appuie principalement sur les piliers suivants :

• Rationaliser un ou des processus en recherchant les opportunités de réduction et de normalisation des étapes de réalisations;
• Collaborer : Identifier des pistes de robotisation se réalise en constituant une équipe d’experts sur le processus métiers ciblés (Finance, Achat, RH, IT…) avec des consultants maitrisant la robotisation
• Evaluer : avoir l’objectif de robotiser, c’est se fixer des objectifs de ROI réalistes. Il faut choisir dans un premier temps un process simple pour un ROI rapide;
• Accompagner : impliquer les utilisateurs, poser les bases de l’adoption des outils, et de la démarche;
• Démontrer : proposer une démonstration aux équipes métiers, sous forme de POC dans un premier temps puis de Pilote ensuite.

Couplée à des outils des outils de Machine Learning/IA comme le Process Mining, la RPA devient ‘intelligente’. Elle peut apprendre à traiter un panel plus large de contenus, s’adapter à un problème ou un contexte spécifique en activant le processus adapté.
Ces évolutions permettent ainsi aux entreprises d’optimiser de nombreux processus de relation client tels que la gestion des retours clients : automatiser l’analyse de courriers manuscrits, de messages vocaux, de photographies, etc. Dans le secteur de l’énergie par exemple, ces solutions pourraient permettre d’automatiser l’ensemble du processus de facturation : de l’analyse de photographies de compteurs envoyées par les clients à la facturation des abonnés…

Chez PREREQUIS, le sujet RPA, connexe à plusieurs de nos domaines d’expertise historiques (ERP, DATA, pilotage et accompagnement des projets de transformation, …) a très tôt retenu notre attention.
Le retours d’expérience acquis sur la base des missions réalisées en ce domaine ces dernières années* nous a conduit à constituer une équipe pluridisciplinaire (Responsable de programme, Business Analystes et développeurs) dédiée, établir un partenariat avec l’un des acteurs majeurs du secteur : l’éditeur UIPath, et proposer des offres d’accompagnement adaptées à différents degrés de maturité.
En phase de découverte des RPA, nous proposons de tester la robotisation à partir d’un cas d’usage simple (phase de POC – Proof Of Concept), puis d’élargir progressivement le périmètre de processus à automatiser dans un environnement-test (phase pilote) avant de migrer le pilote en environnement de production (phase projet).
En phase d’industrialisation dans la mise en œuvre de vos RPA, nos interventions s’inscrivent entre entre l’usine digitale, l’IT et les services métiers, et visent à capitaliser sur nos retours d’expériences pour faciliter et accélérer la démarche d’industrialisation :

• Aide au choix de la solution,
• Définition de l’offre de service et de la gouvernance,
• Urbanisation et mise en place de la plateforme,
• Management des projets d’automation avec les métiers (Finances, Achat, RH…),
• Optimisation et priorisation des nouvelles demandes (Idéation, Qualification, Desing, Build, Run),
• Réalisation des développements,
• Assistance à la définition et mise en œuvre du plan de communication et de la conduite du changement.

*Quelques références :

1. Industrialisation au niveau groupe d’un premier projet d’Automatisation :

• Définition de l’offre de service et de la gouvernance avec l’IT, l’usine Digitale et les Départements métier
• Promotion de l’offre de service auprès des département métiers
• Réalisation et priorisation des opportunités de robotisation.

2. Mise en place d’une Digital Factory au sein d’un grand groupe: direction des projets d’automatisation avec différentes fonctions métiers supports (Finance, IT, RH, Achat)

3. Expérimentation RPA au sein d’une direction Finance :

• Réalisation de pilotes avec les équipes métiers
• Mise en service de 15’ robots’ avec les équipes métiers