Optimiser la fonction achat

Transformer la fonction achat et gagner en compétitivité

La fonction achat : un changement d'échelle

Stratégique et vecteur de gains de performance pour les entreprises

La fonction achat est devenue clé au sein des entreprises : sa performance influe de manière significative sur la rentabilité des organisations. Ainsi, les dirigeants tendent à faire passer la gestion des achats d’une fonction tactique à une fonction stratégique, créatrice de valeur.

Nombre d’entreprises cherche à optimiser et transformer leur fonction achat afin d’accroître au maximum leurs marges et réaliser des économies d’échelle.

Rationaliser les achats et gérer les dépenses

Maîtriser les risques et sécuriser les achats

Offrir une meilleure visibilité de la fonction achat

Responsabiliser sa politique achat : acheter mieux et moins cher

Les enjeux de la digitalisation de la fonction achat

Efficacité opérationnelle

Gestion des risques et conformité

Rationaliser les coûts

Augmenter l'efficacité opérationnelle

La digitalisation permet de rationaliser et automatiser les flux de travail, contribuant à des gains de productivité sensibles à l’échelle des équipes achat. Elle facilite aussi la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans le processus, grâce à la mise en place de nouveaux modes de travail.

La fonction achat gagne globalement en réactivité, à l’heure où les délais d’approvisionnement sont de plus en plus courts.

Risque : manque de compétitivité de l’entreprise, de maîtrise des dépenses, sourcing fournisseurs peu efficace

Opportunité : automatisation des processus d’achat, standardisation des achats, gains de réactivité.

Améliorer la gestion des risques et de la conformité

La mise en place de systèmes de gestion et de sélection des fournisseurs, couplée à une analyse de données, permettent de détecter les risques fournisseurs de manière précoce. Vous anticipez ainsi les problèmes de non-qualité ou de retard d’approvisionnement. Vous améliorez aussi la traçabilité des biens et services achetés et évaluez au fil de l’eau leur conformité par rapport à la commande initiale.

Risque : perte de chiffre d’affaires, multiplication des commandes passées, défaillance du suivi de commandes.

Opportunité : anticipation des besoins du marché, diversification des sources d’approvisionnement., optimisation du sourcing et du suivi des fournisseurs

Rationaliser les coûts

La fonction achat doit contraindre ses coûts et réaliser des économies d’échelle. L’optimiser aide les acheteurs à gagner du temps et se concentrer sur des missions à fortes valeurs ajoutées.
Avec un management et un outillage efficaces de la fonction achat, les équipes peuvent ainsi analyser les offres et faire jouer la concurrence afin d’obtenir un meilleur rapport qualité/prix.

Risque : perte de chiffre d’affaires, manque de cohérence avec les besoins de l’entreprise et les commandes.

Opportunité : meilleure qualité des produits, économies d’échelle, maîtrise des coûts, maîtrise des achats indirects

Digitalisation de la fonction achat

Booster la réalisation des objectifs de la fonction achat

La fonction achat change de positionnement pour devenir un partenaire stratégique au sein de l’entreprise. Digitaliser ses processus peut ainsi l’aider à gagner en efficacité.

Cela permet par exemple de fournir des tendances de marché via l’analyse des données fournisseurs, en se positionnant efficacement auprès des métiers pour les aider à sourcer plus efficacement les fournisseurs dont ils ont besoin, ou bien encore en réalisant des prédictions basées sur l’analyse sur du temps long des achats directs et indirects de l’entreprise.

Automatiser les processus, rationaliser les opérations

L’automatisation des tâches est primordiale pour une gestion optimisée des achats. Elle vous fait gagner du temps et réduit les coûts opérationnels. Automatiser la gestion des commandes ou des contrats, notamment, donne une meilleure visibilité sur l’ensemble des achats et limite le risque d’erreur (saisie des commandes, factures, problèmes de livraison…).
A contrario, l’inefficacité des processus conduit à des dépenses inutiles ou des pertes d’opportunités.

Mettre en place le e-procurement - dématérialiser les factures

L’e-procurement rationalise et automatise les opérations d’approvisionnement (recherche et sélection des fournisseurs, passation des commandes, gestion des contrats, suivi des livraisons et de la facturation). Les achats et approvisionnements sont réalisés en ligne selon un workflow bien défini.

La dématérialisation des factures est déjà obligatoire en France pour les fournisseurs de l’état ou d’une collectivité. Cette obligation va s’étendre aux échanges entre entreprises soumises à la TVA et nécessite l’ajout d’une brique à son SI achat.

Utiliser l’IA pour une meilleure gestion des stocks

L’utilisation de l’IA est pertinente pour la gestion des stocks et des achats. Grâce à une analyse poussée des données de ventes et tendances du marché, vous contrôlez vos stocks et anticipez vos demandes d’achat en conséquence. Il en est de même pour la détection des anomalies au niveau des commandes, l’IA jouant un rôle de contrôleur en temps réel afin de prendre des mesures correctives rapides.

Programmer les tâches répétitives

Automatiser les tâches contribue à une meilleure collecte et analyse des données relatives à la fonction achat (prix, fournisseurs, performance des produits…). Ces données, bien utilisées, aboutissent à une meilleure prise de décisions quant à la sélection des produits ou même des fournisseurs.

Piloter la transformation SI

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Améliorer la qualité produite par les achats

L’optimisation de la fonction achat doit être motivée par une volonté perpétuelle d’amélioration. Comment ?
Par une politique engagée et responsable sur toute la chaîne d’achat et la mise en place d’un système de détection des risques, basé sur la collecte et l’analyse de données.

Promouvoir une politique d’achat responsable

Votre entreprise intègre t’elle des préoccupations sociales, environnementales et économiques dans ses activités commerciales ?
La fonction achats doit aussi en faire la preuve, en s’assurant que les produits et les transactions avec les fournisseurs s’alignent sur votre stratégie RSE.
Vous avez également tout intérêt à développer avec eux des solutions innovantes et durables.

Identifier les risques et poser les bases de l’amélioration

La mise en place d’un système de détection précoce est nécessaire pour une gestion proactive des risques fournisseurs et des problématiques d’approvisionnement. Pour cela, adoptez une solution qui collecte et analyse les données, assure une meilleure traçabilité des achats et des produits, détecte les comportements frauduleux.
Ce type d’outil vous conduira aussi à mettre en place une politique d’amélioration continue.

Notre offre AMOA SI

SI achat sur mesure

Choisir un outillage adapté pour piloter les achats

Afin de piloter efficacement la fonction achats, des outils adaptés sont nécessaires. Ils varient en fonction des exigences et spécificités de votre entreprise. Plusieurs solutions sont actionnables : vous en pèserez le choix afin qu’il serve efficacement l’analyse de données et contribue au suivi des performances.

Le but ? Que les anomalies, opportunités ou changements soient identifiés rapidement afin d’améliorer la réactivité des acteurs de la fonction achats.

Choisir entre l’approche “all-in-one” ou “best of breed”

Deux approches s’offrent à vous pour définir la meilleure solution : se tourner vers un seul et même ERP proposant nativement des modules Achat ou vers des solutions tierces spécialisées interfaçables avec l’ERP. Le choix dépend bien sûr des spécificités et priorités de l’entreprise.

Afin de déterminer la meilleure approche, une étude approfondie des besoins mérite d’être réalisée, sans omettre les exigences de sécurité et conformité.

Exploiter les outils d’analyse et faciliter la prise de décision

Les données collectées doivent être analysées de manière précise. Les tableaux de bord vous appuient dans le suivi en temps réel des indicateurs clés de performance, vous informent sur les futures tendances et opportunités d’optimisation des coûts.
Ils facilitent aussi la coordination entre les acteurs externes et internes et alimentent la prise de décision.

ERP sur mesure

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L'approche PREREQUIS

Nous accompagnons nos clients dans la digitalisation de la fonction achats pour leur permettre de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et renforcer leur position stratégique.

Une expertise 360° autour des enjeux Achats

Nous accompagnons les organisations tout au long de la mise en oeuvre ou de la refonte de leur SI Achat : dans l’analyse et l’optimisation de leur processus en amont, les choix d’architecture et l’identification d’outils digitaux adaptés, mais aussi pour assurer leur intégration et leur évolution dans les meilleures conditions.
Nous nous assurons qu’ils soient adaptés, maîtrisés et utilisés à leur plein potentiel en mobilisant et en partageant les compétences fonctionnelles et techniques de nos équipes.

20+ années d'expérience des projets de transformation des SI

Spécialisées depuis 2001 dans l’accompagnement des projets de transformation des SI, nos équipes ont pu développer et enrichir leur savoir faire sur de très nombreux projets, auprès d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.

Nous sommes intervenus sur la fonction achat au travers de tous nos domaines d’expertise : le PILOTAGE et la facilitation associée, l’ERP et la DATA pour aider les métiers comme les équipes techniques.

Au service de vos équipes et projets, cette expérience est un véritable atout pour éviter des écueils, proposer des solutions et accélérer la mise en oeuvre.

Qui sommes-nous ?

Chez PREREQUIS, nous répondons depuis plus de 20 ans aux besoins de digitalisation d’organisations de toutes tailles et de tous secteurs en portant chez nos clients notre expertise, nos valeurs, notre fibre d’acteurs facilitateurs et notre envie de faire toujours au mieux.
Notre proposition de valeur s’appuie sur une expertise forte en matière de PILOTAGE et facilitation de projets de transformation des SI, d’ERP et de DATA VALORISATION, qui intègre des combinaisons de compétences uniques dans certains domaines.
Nous proposons un accompagnement personnalisé, technique et fonctionnel, sur tout ou partie du cycle de vie des projets de conception, de modernisation ou d’optimisation des Systèmes d’Information : élaboration de feuilles de route, préconisations, aide au choix de solutions, pilotage, mise en œuvre, accompagnement des métiers y compris en post-production, formation des utilisateurs et maintenance de votre SI.

20+

Années d'expérience

21M€

de C.A. en 2023

170

Collaborateurs

85+

Clients actifs