Comme aime à le dire NetSuite, c’est toujours la saison du budget et de la planification et nous pouvons ajouter dans la situation actuelle de crise sanitaire, c’est tous les mois le mois du budget et de la planification. Cette année encore plus que les précédentes, les entreprises de tous les secteurs doivent réviser leur budget en fonction des annonces et des directives des gouvernements et cela demande une certaine agilité afin de s’adapter d’un point de vue financier.
L’objectif de la gestion des budgets et de la planification est de pouvoir se concentrer sur les opportunités clés et aider à identifier et à éviter tout obstacle à l’atteinte de ces objectifs.
Jusqu’à maintenant, de nombreuses entreprises entreprenaient la budgétisation en début d’année, comme si le tournant du calendrier était un moment magique pour réévaluer les plans et les budgets. Après tout, si la gestion de votre entreprise est une entreprise qui dure toute l’année, la gestion de votre budget ne devrait-elle pas l’être aussi?
Basé sur Hyperion Planning, le leader de l’industrie, NetSuite Planning and Budgeting NSPB est une solution cloud leader du marché pour la budgétisation et la prévision.
Nous verrons ici quelles sont les 3 moyens pour se préparer à la gestion des budgets avec une solution telle que NetSuite Planning and Budgeting.
1. Collaboration
Les membres de la direction évoluent de plus en plus vers une «planification connectée» pour tester les hypothèses, vérifier les opportunités et travailler avec les clients plutôt que de deviner en quoi demain sera différent d’aujourd’hui. Dans ce contexte de planification connectée, la collaboration pour préparer les budgets est importante et l’utilisation d’un outil dans le cloud simplifie ce processus. Trop souvent encore, la direction financière des entreprises utilise des fichiers excel qui sont envoyés pendant plusieurs semaines ou mois et qui se terminent avec l’extension BUDGET_ANNÉE_V10.1_VFINALE_IMPORTANT_ÀCONSERVER.xls. Au-delà de la partie document, les membres de la direction doivent faire une évaluation de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné lors des années précédentes entre le budget initialement défini et le réalisé. Il est essentiel que les dirigeants établissent des objectifs et des attentes, puis définissent des hypothèses de réalisation qu’ils comprennent tous et sur lesquels ils s’accordent tous pour qu’ensuite les personnes en charge des budgets et de la planification puissent définir les parties prenantes tout au long du processus avec les attentes pour chacune.
En ce sens NetSuite Planning and Budgeting permet d’avoir un seul outil centralisé dans le cloud qui permet de faire intervenir l’ensemble des parties prenantes sans avoir à échanger des fichiers.
2. La collecte de données
Quoi de plus difficile dans une organisation de toute taille de collecter de la donnée à jour et qui soit intègre, d’autant plus dans un contexte où les entreprises peuvent utiliser de nombreux systèmes qui ne sont pas intégrés. En l’absence de solution uniformisée, la gestion des budgets et de la planification devient d’autant plus longue, difficile et la manipulation des données engendrera des erreurs humaines. Pour le département en charge des budgets, il est important de définir les données et les volumes à collecter par département et établir une cadence afin de simplifier ce processus. De cette manière, le principe de goulot d’étranglement au niveau de la collecte des données pourra être limité et la progression dans le processus sera régulière. De plus en plus , les organisations se tournent vers un système unique qui regroupera toutes les données, permettant aux finances d’avoir une vue d’ensemble et convenue des performances pour la budgétisation.
3. Les outils
Maintenant que nous avons parlé des personnes en charge en termes de collaboration, des processus via la collecte de données, le dernier aspect est l’outil. Les responsables souhaitent être le plus efficient possible dans leur processus en se dotant d’outils performants. Cependant, il n’existe pas de solutions universelles pour toutes les entreprises mais voici quelques idées qui pourraient vous aider:
- Adoption d’une nouvelle technologie: Les solutions de planification et de budgétisation dans le cloud changent complètement la façon dont les équipes effectuent leur budgétisation et leur analyse. Si vous n’avez jamais envisagé de solutions cloud, le moment est venu.
- Utilisez des modèles de collecte de données simplifiés: Tirez profit de modèles simples et personnalisables, faciles à comprendre pour les partenaires commerciaux. Cela améliorera la collaboration entre les équipes et diminuera le risque d’erreurs dans l’agrégation des données.
- Gérez des prévisions glissantes: De plus en plus, le département finance utilise le principe de prévisions glissantes ce qui permet de revoir régulièrement les budgets et de les repenser si nécessaire, en fonction de nouvelles informations. En règle générale, une prévision glissante s’étend de 6 à 12 mois dans le futur, ce qui donne aux entreprises la souplesse nécessaire pour mieux répartir les ressources et se préparer à gérer les perturbations. Dans le contexte de la crise sanitaire, on comprend la nécessité d’avoir cette visibilité.
NetSuite Planning and Budgeting facilite à la fois la planification à l’échelle de l’entreprise et du département avec des capacités de modélisation, des flux de travail d’approbation et des rapports dans une solution collaborative et évolutive dans le cloud. Une solution de planification et de budgétisation basée sur le cloud rend les données accessibles, en temps réel, à tous ceux qui ont besoin de voir ces informations. L’accessibilité stimule la participation et la responsabilité, ce qui facilite l’obtention de contributions et d’engagement significatifs.
PREREQUIS a mis en place la solution NetSuite Planning and Budgeting auprès d’organisations en France et possède des consultants certifiés sur la solution. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements en cliquant ICI.
