AMOA ERP - Normes IFRS : Retour d'expérience
IMPLÉMENTATION EN STANDARD D’UNE COMPTABILITÉ EN NORME IFRS DANS UN ERP ORACLE
Anthony Roger, expert des solutions ERP Oracle depuis plus de 20 ans et Manager ERP chez PREREQUIS, est spécialisé dans l’implémentation de systèmes d’information comptables et financiers, la gestion de projets et l’accompagnement de maîtrises d’ouvrages.
Il nous livre son retour d’expérience sur l’accompagnement de la filiale d’un grand groupe du secteur aérospatial dans la mise en œuvre de bout en bout d’une solution Oracle E-Business Suite standard, intégrée, facile d’emploi et évolutive permettant l’automatisation du processus de remontée de ses comptes consolidés en norme IFRS (incluant reclassements et retraitements) au Groupe.
Quel était le contexte et la problématique client ?
Le projet de cette filiale consistait à implémenter un livre secondaire en norme IFRS associé au livre primaire en norme Social déjà en place dans l’ERP Oracle depuis plus de 20 ans afin de faciliter et d’automatiser la remontée des chiffres consolidés dans l’outil de consolidation BFC, et de permettre une présentation des chiffres mensuellement dans des rapports au format IFRS adaptés au reporting ‘groupe’.
Cette opération était jusque-là réalisée manuellement selon un process chronophage, fastidieux et coûteux pour l’entreprise.
Les enjeux du projet étaient de :
- Disposer d’une piste d’audit permettant de passer aisément des comptes sociaux aux comptes IFRS
- Tracer les retraitements par le passage des écritures IFRS dans Oracle
- Avoir une meilleure visibilité et une meilleure analyse des reportings en IFRS
- Permettre aux collaborateurs une meilleure compréhension des retraitements IFRS.
Concrètement, 3 personnes hautement qualifiées étaient mobilisées chaque mois pour réaliser, principalement via Excel, ces opérations de retraitements et de mise en forme des données issues d’un périmètre fonctionnel assez large (Oracle Time and Labour, Project Accounting, General Ledger, Inventory, Purchase Order, Payables, Receivables).
L’objectif consistait donc à concevoir et mettre en œuvre une solution standard, pérenne et aisément actionnable permettant de raccourcir les délais de clôture et faciliter le quotidien des opérationnels métier.
Comment la société PREREQUIS est-elle intervenue sur ce projet ? Sur quelle base a-t-elle été « choisie » ?
La société PREREQUIS était déjà intervenue auprès de la DSI, sur un tout autre périmètre (ndlr : Data Analytics), mais c’est la société TALAN Solutions, avec laquelle PREREQUIS a l’habitude de collaborer, qui nous a proposé de mutualiser nos compétences pour répondre de la façon la plus adéquate possible aux besoins spécifiques de ce projet, qui faisait l’objet d’un appel d’offre.
Qu’est-ce qui a fait la différence et permis la concrétisation de cette collaboration ?
Durant les phases d’avant-vente, nous avons, pu illustrer ce qui fait la force de nos équipes, c’est à dire :
- Une parfaite connaissance de l’ERP Oracle fondée sur des années de pratique, couplée à une véritable expertise des métiers de la Comptabilité et de la Finance, des normes et des obligations réglementaires,
- De la transparence et du pragmatisme.
Il semble que ce soit ce qui nous a permis de nous démarquer, notamment auprès des métiers qui avaient besoin d’être rassurés sur notre capacité à appréhender leur domaine, et leurs enjeux spécifiques.
Quelle organisation avez-vous mis en place pour répondre à ce besoin ?
Nous avons composé une équipe constituée d’un consultant confirmé ayant de solides connaissances de l’ERP Oracle EBS, d’un consultant expert AMOA ERP spécialiste des sujets IFRS, et de moi-même, en qualité de chef de projet et de spécialiste de l’ERP Oracle EBS sur le domaine Comptabilité, Finance.
Quelles ont été les grandes étapes de la réalisation du projet ?
Le projet couvrant quasiment toutes les phases d’implémentation classique, nous avons ainsi pu proposer un accompagnement de bout en bout : étude de cadrage, installation et paramétrage, reprise de données, rédaction des documents de spécifications fonctionnelles, accompagnement à la recette, formation des utilisateurs et de la TMA, mise en production, et suivi post-déploiement.
Je citerai 5 étapes clés :
Premièrement, la conception de la solution IFRS Cible en tenant compte des spécificités de l’entité de la filiale et de celles du Groupe. Cette première phase incluait :
- La création d’un livre secondaire IFRS,
- La mise en place de mapping entre les données du Social et les données IFRS,
- La mise en place d’outils de chargement optimisés,
- La définition des hiérarchies sur lesquelles devrait s’appuyer le reporting,
- La mise en place d’une clé comptable IFRS avec 3 segments additionnels ;
En second lieu, la définition et le pilotage de la stratégie de reprise des données dans le module General Ledger pour le livre IFRS;
La création des rapports attendus : 5 états développés de façon à satisfaire aux attentes du client en reporting consolidation, et aux besoins du groupe : Balance analytique IFRS, Etat de variation des capitaux propres, Bilan consolidé, Compte de résultat consolidé, Etat de passage du Social au Consolidé (PSC) ;
La création de l’interface entre le livre secondaire IFRS Oracle et l’outil de consolidation BFC,
Et bien-sûr, tout au long du projet, la gestion du projet et de la conduite du changement, incluant la formation et de l’information de l’ensemble des équipes métiers concernées.
En termes de livrables, cela s’est traduit concrètement par la mise à disposition des plannings et plans de charge, du mapping des données existant vs. cible et des livrables de suivi projet, réunions, ateliers et comités projets, d’un dossier de conception générale, d’un dossier de stratégie de reprise de données, des spécifications fonctionnelles détaillées de chaque reporting et interface, d’un dossier de paramétrage, des supports pédagogiques, et la livraison de la solution dans Oracle.
Quelle a été la durée du projet ?
Il a été lancé en septembre 2020, et ouvert en production début février, dans les délais prévus.
Avez-vous rencontré des difficultés particulières ?
Pas réellement. La collaboration avec les équipes métier et la DSI a été agréable et constructive, et s’est rapidement transformée en véritable partenariat. Par ailleurs, le dispositif et l’organisation que nous avions mise en place étaient suffisamment flexibles pour s’adapter aux aléas.
En parlant d’aléas, comment avez-vous géré l’impact sur le projet de la situation sanitaire et économique si particulière durant cette période ?
Paradoxalement, les périodes de télétravail imposées par le contexte sanitaire se sont avérées plutôt génératrices d’opportunités dans ce projet, en facilitant l’accès aux différents interlocuteurs et en permettant une économie de temps de trajets, que nous avons pu mettre à profit pour intégrer au fur et à mesure les évolutions survenues en cours de projet, et qui nécessitaient des itérations supplémentaires, avec un impact très faible sur le planning initial.
Quel est le bilan à date ?
Sur le plan pratique, la mise en place du livre secondaire IFRS permet aujourd’hui de :
- Répliquer dans le livre IFRS toutes les écritures du livre Social avec un mapping compte comptable -> rubrique BFC,
- Saisir les écritures de retraitements et de reclassements en normes comptables IFRS en fin de mois ou par anticipation si besoin
- Pouvoir fournir au service de consolidation les comptes consolidés en normes IFRS sur un plan de compte ‘Groupe’ au travers de plusieurs reporting et de la remontée des données consolidées vers BFC.
Il faudra attendre encore quelques mois avant de pouvoir mesurer précisément le ROI de ce projet. En revanche, la solution étant aujourd’hui fonctionnelle, on peut estimer que les objectifs initiaux du projet sont atteints :
- Gain de temps et internalisation: Simplifier et fluidifier la production des comptes consolidés dans Oracle et raccourcir leur délai de production. Le projet s’accompagne d’une internalisation des activités de consolidation au sein de la direction comptable représentant une économie de plusieurs milliers d’euros mensuels.
- Simplification des opérations de consolidation et limitation significative du risque d’erreurs: Mapping et traitements étant désormais figés, les erreurs de manipulation liées au traitement manuel sont éliminées. Cette automatisation permet par ailleurs de réduire considérablement l’ampleur de la tâche, réduite à la partie analyse. Le process de clôture est simplifié, plus rapide et plus qualitatif.
En quoi ce projet est-il emblématique de l’accompagnement que PREREQUIS est en mesure de proposer à ses clients ?
Une dizaine d’interlocuteurs (comptabilité, contrôle de gestion, informatique, consolidation…), le traitement de 25+ retraitements IFRS, la mise en place de reporting complexes, l’implémentation d’un livre secondaire purement IFRS contenant une clé comptables avec des segments supplémentaires au livre Social, la garantie de ne pas modifier le fonctionnement du livre Social pour les comptables, ce projet comme tous ceux sur lesquels nous intervenons comportait son lot de complexités et de spécificités.
Ce projet est représentatif en ce sens qu’il illustre bien la nécessité d’un accompagnement apportant à la fois de solides compétences applicatives et une vraie connaissance des métiers de la comptabilité et de la finance (consolidation) avec, dans ce domaine, la parfaite maîtrise de sujets parfois très « pointus ».
La double compréhension du contexte et de l’ERP, c’est vraiment le point fort de nos équipes, et de nos offres d’accompagnement ERP AMOA Finance.
Et maintenant ?
La première phase du suivi post-production est désormais terminée, le dispositif a été considérablement allégé. Je continue d’assurer un suivi régulier avec l’interlocuteur projet côté client de façon à pouvoir intervenir rapidement si un ajustement ou une évaluation des demandes d’évolution s’avérait nécessaire.
Intéressé(e) par un retour d’expérience ? Un conseil ? Plus d’information sur nos offres et/ou nos références ? Notre équipe est à votre disposition !
