PMO PREREQUIS au sein de la direction IT d’un grand groupe, ça consiste en quoi ?
Le témoignage de Samira, consultant PMO chez PREREQUIS
Samira intervient depuis Novembre 2020 en qualité de PMO auprès d’un grand groupe du secteur de la distribution de colis. Elle nous livre son éclairage sur le rôle de PMO tel qu’on l’adresse chez PREREQUIS, les enjeux, les opportunités et les challenges de sa mission dans un contexte international et pluri-projets sur un marché en pleine expansion, et sur les attentes spécifiques de son client qu’elle s’attache à satisfaire au quotidien.
Quels étaient les enjeux de la mission pour le Client?
La direction IT dans laquelle j’interviens est en charge du maintien, du contrôle et du développement des Standards en coopération avec les différentes Business Units du Groupe réparties à l’International.
Ainsi, ma mission est multiple :
- Coordonner l’avancement des projets des BU afin de déployer la dernière version de la norme du groupe dans leur organisation/marché.
- Faire le lien avec les différents chefs de projet des BU (à travers l’Europe) et les autres acteurs clés (marketing/sales) pour suivre l’avancement des projets via des indicateurs de performance (KPI).
- Piloter avec l’aide du manager de programme le déploiement de ces nouveaux processus à destination des clients.
- Etre force de proposition pour trouver les solutions aux problèmes lors des déploiements.
Peux-tu nous donner un exemple de projet sur lequel tu es amenée à intervenir ?
Oui, cela porte par exemple sur la mise en application d’un processus groupe pour la livraison des colis dit « internationaux » ou « cross-borders » via l’installation d’applications, la mise à jour des process, l’aide au déploiement de ce nouveau process via des procédures groupe homogène, une communication globale vers les clients de mon client etc…
En tant que PMO, quelles ont été tes premières actions ?
Dans un premier temps, appréhender le contexte client, comprendre l’historique projet, les points de blocage et les points sensibles ainsi que les objectifs à court et moyen terme.
Il s’agissait également de me rapprocher de l’ensemble des acteurs afin d’avoir les différentes visions, être efficace dans mes propositions et agir de manière pro-active.
On entend parler de PMO pour qualifier plusieurs rôles parfois très différents. Pourrais-tu nous préciser ce qu’on entend vraiment par ‘PMO’ chez PREREQUIS ?
Il est vrai que le mot PMO peut être vu comme celui ou celle qui « relève les compteurs » sur les jalons du projet, qui suit les indicateurs de risque ou qui lance les alertes sur le dépassement budgétaire ; et cela dans une posture assez loin du terrain, en mode réactif et non pro-actif.
Chez PREREQUIS, dans notre BU de Conseil et AMOA, le PMO est beaucoup plus que cela.
Nous sommes capables de proposer des méthodes, outils et KPI adaptés à chaque contexte projet.
Et bien souvent, en étroite collaboration avec le chef de projet, nous sommes le lien entre les différents acteurs du projet (Métier, MOA, MOE, …), des facilitateurs, pro-actifs sur les sujets, forcément intéressés aux problématiques métier du client pour les comprendre, jamais spectateurs, mais curieux et acteurs !
C’est exactement le rôle que j’ai pu prendre sur ma mission, dès le démarrage.
Quel retour le client t’a-t-il fait sur tes interventions ?
Les retours clients, négatifs ou positifs, ne sont pas systématiques, mais j’ai eu la chance sur cette mission d’avoir cette opportunité. Le client a indiqué avoir apprécié ma curiosité à l’égard du marché, ma capacité à comprendre rapidement les enjeux du projet et pouvoir agir de manière pro-active pour proposer des solutions adaptées aux différentes situations.
Il semble également que mon regard neuf sur le programme se soit avéré utile, en permettant de pointer la mise en œuvre de « nouvelles » solutions.
Quelles difficultés as-tu rencontré, et comment y as-tu répondu ?
La première et principale difficulté que j’ai rencontrée est le démarrage de la mission en télétravail à 100% avec un responsable basé à l’étranger : dans ces cas-là, vive Teams et les différents outils digitaux mis à disposition !
La seconde est liée à une gouvernance décentralisée qui ne permet pas d’imposer des décisions. Pour pallier cela, j’opte pour beaucoup de communication, et la mise en place de process de gouvernance afin de faciliter la communication entre les différents pays et ainsi améliorer l’efficacité.
Comment vois-tu la suite de la mission ?
Pour l’heure je continue de m’imprégner de la culture du client et des modes de fonctionnement des différents acteurs internationaux des projets sur lesquels j’interviens, tout en m’attachant à les faire avancer dans les meilleures conditions vers l’atteinte des objectifs fixés. Le projet est vraiment intéressant, la mission me plaît, je suis utile tout en continuant de progresser, le client est satisfait… la suite s’annonce plutôt bien ! 😊
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