FAQ SAP DRC : Guide complet de la dématérialisation des factures fournisseurs multi‑pays

L’architecture cloud de SAP Document and Reporting Compliance (DRC) repose sur SAP Business Technology Platform (BTP), ce qui offre :

• Centralisation de la gestion documentaire et fiscale pour toutes les entités du groupe, quel que soit le pays ou le format réglementaire.
• Mises à jour automatiques pour intégrer les évolutions légales de chaque pays, sans intervention lourde côté client.
• Scalabilité : la plateforme s’adapte facilement à la volumétrie et à la complexité croissantes des échanges, sans contrainte d’infrastructure.

• Large couverture réglementaire : SAP DRC supporte nativement les exigences de conformité de plus de 50 pays, avec une roadmap d’extension continue.
• Formats multiples : Factur-X, UBL, XML, XRechnung, FatturaPA… Tous les formats socle requis par les administrations fiscales sont pris en charge, ainsi que les formats spécifiques à chaque pays.
• Canal unique de soumission : La solution permet de transmettre tous les flux (factures, e-reporting, etc.) via un point d’accès unique, quelles que soient la localisation ou la nature du document.

À date, SAP DRC Cloud Public Edition couvre 57 pays et 400 scénarios/rapports nationaux.

Les profils pays détaillent les règles de validation, les mentions obligatoires et les mappings de taxonomies.
Formats standardisés : UBL, Factur‑X, XML v2/v3, XRechnung, FatturaPA, NFe Brésil, CFDI Mexique, e‑Invoice Inde…
Roadmap : ajout de la Turquie et de l’Afrique du Sud prévu en Q4 2025.

• Certification Peppol : SAP DRC, en tant que point d’accès Peppol certifié, garantit la connexion sécurisée et standardisée avec de nombreuses administrations fiscales et partenaires internationaux.
• Connecteurs standards : La solution propose des connecteurs et des API permettant d’intégrer facilement des données issues d’ERP SAP ou non-SAP, facilitant ainsi la consolidation des flux multi-sources.
• Gestion des flux entrants et sortants : Les factures émises ou reçues, qu’elles proviennent de systèmes SAP ou tiers, peuvent être traitées dans DRC dès lors qu’elles sont comptabilisées dans l’ERP (création d’un e-document)

• Cockpit FIORI : Interface moderne et intuitive pour piloter en temps réel l’ensemble des flux, visualiser les statuts, suivre les anomalies et accéder à la documentation de chaque transaction.
• Tableaux de bord globaux : Vision consolidée des obligations de conformité, des flux par pays, des échéances et des risques.

• Automatisation des contrôles : Les règles de conformité sont appliquées automatiquement selon la localisation, le type de document et le format exigé.
• Archivage légal : Gestion centralisée de l’archivage électronique, avec signature, horodatage et conservation sur 10 ans, quel que soit le pays.
• Mises à jour réglementaires : Les évolutions légales sont prises en charge en continu par SAP, évitant les projets de migration coûteux ou les développements spécifiques.

• Adaptation aux processus métiers : L’architecture modulaire permet d’ajouter ou de retirer des pays, de nouveaux formats ou des exigences spécifiques sans perturber l’existant.
• Interopérabilité avec des solutions tierces : Pour la gestion avancée (workflow, OCR, validation), DRC s’intègre facilement à des solutions comme VIM, CIM ou des outils de contrôle facture, via des connecteurs ou des développements complémentaires (BADI, API).

Peppol (Pan‑European Public Procurement Online) est un réseau et un standard international permettant l’échange sécurisé et standardisé de documents électroniques (factures, commandes, etc.) entre entreprises et administrations publiques.

• SAP DRC est certifié comme Peppol Access Point*, ce qui signifie que la solution peut envoyer et recevoir des factures électroniques conformes via le réseau Peppol sans recourir à des intégrateurs tiers.
• Cette certification garantit la conformité aux exigences légales des pays ayant adopté Peppol, notamment pour les échanges B2G (Business-to-Government) et de plus en plus B2B (Business-to-Business).
• L’intégration native Peppol dans SAP DRC simplifie la gestion des formats (par exemple, Factur-X, UBL, XRechnung), l’automatisation des transmissions et la traçabilité des échanges internationaux.

*A date : enregistre­ment SAP DRC sous le code PDP 0087 dans le registre Peppol “Who is Who”.

• Couverture multi-pays : SAP DRC avec Peppol permet de répondre aux obligations de facturation électronique dans de nombreux pays (France, Allemagne, Belgique, Pays-Bas, Norvège, Australie, Singapour, etc.), chacun ayant ses propres spécificités réglementaires.
• Standardisation des flux : Le modèle Peppol (four-corner model) assure l’interopérabilité entre systèmes et partenaires, réduisant la complexité des intégrations locales et des adaptations réglementaires.
• Sécurité et traçabilité : La certification Peppol impose des exigences strictes en matière de sécurité, d’authentification et de suivi des documents, ce qui renforce la conformité et la fiabilité des échanges internationaux.
• Mises à jour réglementaires : SAP DRC, en tant que solution certifiée, bénéficie d’une veille réglementaire continue et d’évolutions automatiques pour rester en phase avec les changements de normes Peppol et des législations nationales.

• Création et transmission : SAP DRC génère les e-documents dans le format requis, puis les transmet via le point d’accès Peppol certifié, avec retour d’état en temps réel dans le cockpit SAP.
• Réception : Les factures reçues via Peppol sont intégrées et traitées dans SAP DRC, assurant la conformité de bout en bout.
• Gestion centralisée : Un tableau de bord unique permet de piloter l’ensemble des flux internationaux, d’identifier les erreurs et d’assurer la conformité documentaire et fiscale

SAP Document and Reporting Compliance (DRC) propose un cockpit FIORI moderne et centralisé permettant de suivre en temps réel l’ensemble des flux de factures électroniques et de reporting fiscal. Cette visibilité immédiate sur le cycle de vie des documents (création, transmission, validation, rejet, archivage) est un atout majeur pour la conformité.

Les bénéfices du suivi en temps réel :

• Détection immédiate des anomalies
  Les erreurs de format, de transmission ou de conformité sont identifiées dès leur apparition. L’utilisateur visualise instantanément les statuts (soumis, accepté, rejeté, en attente) et peut intervenir rapidement pour corriger ou relancer une facture, évitant ainsi les pénalités ou retards de paiement.
• Gestion proactive des risques fiscaux
  Le suivi en continu permet d’anticiper les points de blocage (factures en anomalie, retours négatifs de la PDP ou de l’administration fiscale) et de mettre en œuvre des actions correctives avant qu’ils ne deviennent des risques avérés lors d’un contrôle fiscal.
• Traçabilité et auditabilité
  Chaque étape du flux est tracée (horodatage, signature électronique, logs d’accès), ce qui facilite la production de preuves lors d’un audit ou d’une demande de l’administration. Cela répond aux exigences de la piste d’audit fiable et de l’archivage légal.
• Vision consolidée multi-pays/multi-format
  Grâce à l’architecture cloud, le cockpit offre une vision globale sur tous les flux, quel que soit le pays ou le format (Factur-X, UBL, XML…). Cela permet de piloter la conformité de l’ensemble du groupe depuis un point unique, en tenant compte des spécificités locales.

• Contrôles automatisés
  SAP DRC applique automatiquement les règles de conformité propres à chaque pays et chaque type de document. Les contrôles (présence des mentions obligatoires, format, cohérence des données) sont réalisés en amont de la transmission, limitant le risque de rejet ou de non-conformité.
• Alertes et notifications
  En cas d’anomalie ou de rejet, des alertes sont générées en temps réel, permettant aux équipes de réagir sans délai. Cette réactivité est essentielle pour limiter l’exposition aux risques fiscaux et éviter les sanctions.

• Tableaux de bord et reporting dynamique
  Les indicateurs clés (taux de rejet, délais de traitement, volumétrie par entité, statut des flux) sont disponibles en temps réel. Cela permet d’identifier rapidement les points faibles du processus, de cibler les actions d’amélioration et de démontrer la conformité lors des audits.
• Simulation et anticipation
  Le système permet de simuler les flux et d’anticiper l’assujettissement ou non de certains clients, facilitant la préparation des campagnes de facturation et de reporting.

• Mises à jour réglementaires automatiques
  La plateforme cloud SAP DRC intègre automatiquement les évolutions légales, limitant le risque d’erreur humaine ou d’oubli lors des changements de réglementation.
• Gestion centralisée de l’archivage
  L’archivage légal, avec signature électronique et horodatage, est géré de façon centralisée et conforme, réduisant le risque de non-conformité lors d’un contrôle.

Non, SAP DRC ne permet pas nativement de créer une pièce comptable (pré-enregistrée ou non) dans l’ERP SAP à partir d’un e-document sans passer par un outil de traitement de facture comme VIM, CIM, ou une saisie manuelle.

• Fonctionnement actuel:
  • DRC intervient après la comptabilisation de la facture dans l’ERP (par MIRO, FB60, etc.).
  • Si vous recevez une facture électronique, elle doit être saisie/validée dans l’ERP (manuellement ou via VIM/CIM) avant d’être prise en charge par DRC pour le flux réglementaire.
• Limite actuelle:
  • Il n’existe pas encore de « push automatique » du e-document DRC vers l’ERP pour générer une pièce comptable sans outil intermédiaire.
  • SAP travaille sur ce sujet (développement de connecteurs, BADI, etc.), mais ce n’est pas encore disponible en standard.

DRC ne fait que le process du flux Documentaire

DRC ne remplace pas CIM/VIM : il ne gère pas la saisie manuelle, l’OCR, ni le workflow de validation. Pour automatiser la validation des factures, il faut continuer à s’appuyer sur VIM ou CIM, ou développer des connecteurs spécifiques si besoin.

SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) est conçu pour automatiser la génération, la transmission et le suivi des factures électroniques selon les exigences réglementaires. Cependant, la validation métier et le traitement avancé des factures fournisseurs (contrôle, workflow, OCR, etc.) sont généralement couverts par des solutions complémentaires telles que SAP Central Invoice Management (CIM) ou Vendor Invoice Management (VIM).

Flux de factures et rôle de DRC

• DRC prend en charge la création des e-documents (factures électroniques) à partir des pièces comptabilisées dans l’ERP SAP (SD, FI, ou systèmes tiers via mapping UBL/Factur-X).
• Une fois la facture comptabilisée, DRC génère le document électronique et gère sa transmission aux autorités ou plateformes (PDP, PPF).
• Pour la validation métier (contrôle de cohérence, rapprochement commande/réception, gestion des exceptions), l’intégration avec CIM ou VIM est recommandée, car DRC ne propose pas de workflow avancé de validation.

Intégration technique

• DRC et VIM/CIM communiquent via des connecteurs standards SAP, des Web Services (WS) ou des interfaces personnalisées.
• Les factures électroniques reçues (ex : via Peppol ou PDP) peuvent être injectées dans le cockpit DRC, puis transférées automatiquement vers VIM ou CIM pour validation et traitement métier.
• DRC fournit des services d’intégration permettant à des systèmes externes ou partenaires de soumettre directement des factures électroniques dans le cockpit DRC, qui peuvent ensuite être routées vers VIM/CIM pour la gestion du workflow.
• Pour les factures issues de systèmes non SAP, tant que la comptabilisation est réalisée dans SAP (création d’un e-document), l’intégration avec DRC puis VIM/CIM reste possible.

Points d’attention

• L’intégration nécessite parfois des développements complémentaires (BADI, connecteurs spécifiques) pour assurer le « push » des e-documents dans les modules de validation (ex : MIRO, VIM).
• Il est possible d’utiliser plusieurs identifiants de participant (GLN) pour router les factures vers différents systèmes backend (S/4, CIM, etc.), ce qui permet une flexibilité dans l’architecture d’intégration.

Oui, SAP DRC PDP peut prendre en charge des flux de facturation provenant d’applications non SAP, sous certaines conditions 

Condition principale :
La facture doit être comptabilisée dans un ERP SAP (création d’un e-document dans SAP FI ou SD).
Par exemple, une facture générée dans Sage, Oracle ou un autre outil peut être intégrée dans SAP DRC si elle est convertie au format standard (UBL, Factur-X, XML…) et qu’un code société SAP existe pour la comptabilisation.

Intégration technique : Il faut mapper le flux de l’application tierce vers le format attendu par DRC et s’assurer que la comptabilité est centralisée dans SAP.

Limite : DRC ne gère pas la validation métier ni le workflow de contrôle facture pour les flux non SAP ; il ne fait que traiter le flux documentaire réglementaire une fois la pièce créée dans SAP.

Conclusion : SAP DRC PDP est ouvert à des flux non SAP, à condition que la comptabilité des factures soit réalisée dans SAP et que les formats soient compatibles.

La métrique de facturation dépend de l’ERP utilisé.

Il existe donc trois types de licences selon l’ERP :

• ECC
• S/4HANA
• Cloud Public Edition (SKU 8008260)

Pour l’ERP cloud Public, il est inclus dans l’offre GROW de base.

La métrique principale pour la facturation électronique dans l’offre GROW est basée sur le code société (« Company Code »), où chaque code société équivaut à une unité. Cela signifie que chaque combinaison unique de code société et de pays est comptabilisée comme un objet individuel pour la facturation électronique;

Un document correspond à un enregistrement de données transactionnelles commerciales gérées dans le Cloud (ex : une e-facture). Les soumissions électroniques de rapports statutaires sont aussi comptabilisées. Les messages de statut ou de réponse associés à un document ne sont pas considérés comme des documents distincts. Exemple : 1 e-facture + son message de statut = 1 document comptabilisé.

1 SKU correspond est vendu par bloc de 10 000 documents.  La métrique fonctionne sur un droit annuel, qui s’épuise à mesure de l’utilisation (consommation du volume acheté).

La métrique 8008260 permet de gérer la facturation électronique sur la base du nombre de documents traités, par lot de 10 000, avec un droit annuel partagé sur l’ensemble des systèmes connectés au même locataire.

Unité de comptage :
La métrique est basée sur la « société », c’est-à-dire chaque combinaison unique de code société et de pays.
Chaque combinaison est comptabilisée comme un objet individuel dans le service Cloud.

 Nature de l’objet :
L’objet peut être une donnée, une organisation ou tout objet physique géré via le Cloud.

 Droit d’utilisation :
L’autorisation n’est pas limitée dans le temps et ne s’épuise pas avec l’utilisation.
L’accès est donc permanent tant que le service est actif.

Un même locataire peut être connecté à plusieurs systèmes back-end, le volume de documents est partagé entre tous ces systèmes