[Interview] Retour d’expérience sur l’implémentation de l’ERP Oracle ERP Cloud au sein d’un grand groupe du secteur immobilier

Leader en France, notre groupe intervient auprès d’une clientèle de collectivités locales, de particuliers, d’entreprises et d’investisseurs sur l’ensemble du secteur immobilier, que ce soit dans la promotion ou dans les services immobiliers. L’engagement de long terme pour l’immobilier et la ville durable, et une politique d’innovation ambitieuse sont au cœur de la stratégie du groupe.

Fin 2018, un projet de modernisation du SI Finance a été lancé. Il incluait plusieurs volets :

• un volet d’uniformisation des pratiques comptables visant à remplacer les différents systèmes en adoptant la solution Oracle ERP Cloud,
• un volet sur la planification budgétaire et de reporting financier avec la mise en œuvre d’une solution EPM,
• un volet transverse de gestion des flux de données avec une nouvelle application middleware (ETL).

La mise en place du nouvel ERP répondait aux objectifs suivants :

• Adopter une solution commune à tous
• Des processus comptables et financiers harmonisés & standardisés
• Une meilleure gestion des risques
• Un ancrage dans la transformation globale du groupe
• La constitution d’une base de données commune pour construire des outils de pilotage financiers plus performants

Il s’agit d’un choix du métier, à travers des ateliers de prototypage, démo etc., conforté par la Direction, dont l’un des principes stratégiques était de s’orienter vers un outil SaaS. Il faut aussi noter que la solution cible ne se limite pas à l’ERP mais intègre également des composants PaaS, indispensables aux chantiers de reprise de données et à certaines interfaces.

C’est essentiellement le fait qu’il s’agissait d’un déploiement très large qui couvrait à la fois :

• Les différents pôles du groupe avec un très grand nombre de sociétés juridiques à déployer en plusieurs vagues successives.
• Le déploiement de l’ensemble des modules Finance sur 4 environnements cloud

Il s’agissait d’un projet de grande ampleur, constitués de plusieurs chantiers : la partie intégration, la reprise des données, la conduite du changement, la mise en œuvre d’une plateforme middleware de gestion des données avec un volet interfaces entrantes et sortantes, puis le maintien en condition opérationnelle de l’application Oracle Cloud à l’issue des déploiements.

Nous avons fait le choix de confier à une grande ESN le volet intégration de la solution puis la TMA, et avons fait appel à PREREQUIS pour leur expertise sur l’accompagnement des phases clés du projet, comme :

• La conception avec un rôle d’AMOA sur les rédactions d’expressions de besoin, l’accompagnement à la recette par les utilisateurs métier
• La reprise de données en coordination avec les interlocuteurs métiers,
• La conception des interfaces middleware (traitement des expressions de besoins et production de spécifications fonctionnelles)
• La gestion de la conduite du changement et de la formation des utilisateurs
• Le pilotage et la mise en œuvre des processus de support aux utilisateurs de la TMA en phase de run

Le projet a débuté fin 2018 avec une phase de conception qui s’est finalisée avec une première ouverture des services en janvier 2021 puis ce sont succédées 2 autres vagues de déploiement.
Chaque vague de déploiement a permis d’enrichir la solution pour traiter les processus métier de chacun des pôles déployés.

Le passage d’une application ayant 25 ans d’ancienneté à un ERP en mode Saas était un premier défi, qui a nécessité  un plan de conduite du changement solide. L’intervention de PREREQUIS sur ce volet a été à la hauteur des enjeux, forts, avec la mise en place d’ateliers de cas d’usage et de formation. L’intervenant, doté d’une connaissance de la solution et de fortes compétences métier a su se faire apprécier de nos utilisateurs comptables durant toute la phase d’accompagnement.

Seconde difficulté : le programme s’inscrivait dans une transformation profonde de la fonction finance, avec des impacts significatifs sur l’organisation et sur les repères des équipes comptables (mise en œuvre de référentiels métiers communs et refonte des processus métiers). La rédaction de procédures et de modes opératoires à destination des utilisateurs a permis de bien appréhender et de bien comprendre le changement et sa mise en œuvre dans l’application.

Par ailleurs, la mise en place de l’ERP Oracle Cloud devait s’intégrer à un environnement d’applications spécifiques pré-existantes, pour la plupart, depuis plus de 20 ans. L’expertise des consultants PREREQUIS dans l’analyse et la production des expressions de besoin sur les chantiers de mise en œuvre des flux d’interface et de reprise des données a été d’une grande aide.

Enfin, pour ce projet d’envergure,  il a fallu créer un dispositif de maintenance efficace, et outillé. Là aussi, l’intervention d’un expert PREREQUIS a permis de mettre en place de nouveaux process support, de rédiger et faire appliquer des procédures, d’’organiser la maintenance applicative et évolutive, et de piloter les équipes TMA jusqu’à maturité du dispositif, où il a pu « passer la main » à nos équipes internes.

La première réussite de ce projet a été la constitution d’une équipe projet soudée composée d’une trentaine de profils de différentes compétences et divers horizons.
A partir de début 2021, nous avons déployé avec succès deux vagues successives et un pilote pour la dernière étape de déploiement. Ce sont aujourd’hui plusieurs dizaines de comptables et contrôleurs de gestion qui travaillent au quotidien sur nos solutions Oracle Cloud et de reporting.

Ce projet de grande envergure de transformation de la fonction finance du groupe a notamment permis  :

• Une analyse approfondie des applications existantes, construites par strates successives
• Une refonte complète des processus métier incluant notamment les nouvelles évolutions relatives au contrôle interne et à la séparation des tâches
• L’élaboration d’un référentiel comptable, analytique et de tiers, commun à toutes les entités déployées.

Sur le plan du pilotage, de l’organisation du projet et de l’articulation du collectif, on peut noter que ce projet s’est illustré par notre capacité à conduire plusieurs chantiers en parallèle qui interagissent les uns avec les autres (la conception de la solution, la construction des interfaces, la reprise des données, la conduite du changement) avec, au fil des vagues déployées, une amélioration des démarches projet et un enrichissement de la solution.

Au niveau des équipes, nous avons réussi dès les premières phases du projet à constituer une équipe de support expérimentée, avec des procédures de gestion des référentiels et de maintenance solides. C’est, là aussi, un facteur clé de succès.

Enfin, la création d’une communauté ERP Cloud sur l’intranet du groupe a facilité l’adoption par les utilisateurs, qui avaient ainsi à disposition toute la documentation nécessaire : modes opératoires, lexiques, demande d’habilitation, calendrier de montée de version, …

Et enfin, si j’avais une recommandation plus globale, ce serait de se ne pas sous estimer l’importance de se faire accompagner par des experts qualifiés et expérimentés, qui disposent bien-sûr d’une solide connaissance des solutions technologiques mais aussi – et surtout – des enjeux, contraintes et spécificités métier.