Le groupe ACCOR-HOTELS, premier opérateur hôtelier mondial, leader en Europe est présent dans 92 pays avec près de 3.500 hôtels et 450.000 chambres. De 1967, date d’ouverture du premier Novotel à Lille Lesquin à aujourd’hui, avec plus de 160.000 collaborateurs sous enseignes ACCOR-HOTELS à travers le monde, le Groupe met au service de ses clients et partenaires son savoir-faire et son expertise acquis depuis près de 45 ans. Le groupe ACCOR-HOTELS propose un portefeuille unique de marques complémentaires, du luxe à  l’économique : Sofitel, Pullman, MGallery, Novotel, Suite Novotel, Mercure, ibis, ibis Styles, ibis budget, hotelF1 et Thalassa sea & spa…

Depuis près de 15 ans, le groupe ACCOR-HOTELS a mis en œuvre l’ERP d’ORACLE, la E-business Suite pour gérer le back office de ses hôtels à travers le monde. L’ensemble de la solution de back office est appelée GRAND BACK. Les modules installés permettent de gérer la gestion des fournisseurs, la comptabilité générale et analytique, les immobilisations, le rapprochement bancaire , les notes de frais notamment.

Le contexte est évidemment international puisque chez ACCOR-HOTELS, le Canada, le Mexique, le Brésil,  la Hongrie, l’Irlande, l’Autriche, le Maroc, l’Afrique du Sud, l’Italie, UK, les Pays Bas, l’Espagne, le Portugal et la France utilisent l’ERP. C’est plus de 3.000 hôtels qui utilisent quotidiennement la solution GRAND BACK, soit près de 85% du parc hôtelier du groupe.

PREREQUIS intervient chez ACCOR-HOTELS depuis 2001. C’est donc une longue histoire que les deux partenaires ont écrit ensemble. Le travail que PREREQUIS a réalisé pour le groupe hôtelier tout au long de ces années est un bon révélateur des compétences d’expertise de PREREQUIS concernant l’ERP Oracle E-business Suite et plus récemment concernant le décisionnel.

Ce partenariat a démarré sur des compétences techniques autour de l’ERP OEBS. Il s’agissait d’aider le groupe ACCOR-HOTELS à réaliser les interfaces et certains états de la solution GRAND BACK. Puis PREREQUIS est également intervenu au niveau fonctionnel sur l’ERP, et en pilotage également.

Les projets que PREREQUIS a accompagnés ont été complexes et variés, notamment :

  •  Initialisation d’un core model pour la France
  •  Déploiement et localisation de la solution par pays
  •  Migrations 11i
  •  Projets techniques de traitements des données (gestion des référentiels, gestion de la sécurité d’accès…)

A partir de mi 2010, le groupe ACCOR-HOTELS a mené un projet de migration de l’ERP d’Oracle : passer de la version OEBS V11 à R12 et également diminuer le nombre d’instances en production. La méthode choisie a été de procéder en mode « fresh install ». Après la mise en production d’un site pilote en R12, les pays ont été déployés l’un après l’autre, environ tous les deux mois, à partir de la fin 2011. PREREQUIS a participé à ce projet d’envergure, tant au plan technique que fonctionnel.

En se retournant sur les travaux réalisés, PREREQUIS a identifié certains éléments qui sont apparus clés dans le chemin d’une migration en mode fresh install :

  • En début de projet, on initie généralement des ateliers métier pour présenter les nouvelles fonctionnalités et également identifier les spécifiques que l’on pourrait remplacer par du standard. Si impliquer les décideurs à ce stade du projet est essentiel, il est également primordial d’inviter des opérationnels connaissant bien la solution et les besoins du groupe ACCOR-HOTELS. Les problèmes d’emploi du temps de ces personnes doivent être arbitrés au plus haut niveau. Le travail fonctionnel et les décisions prises au cours de ces ateliers sont déterminants pour la suite du projet.
  • La qualité des cahiers des charges fonctionnels pour tous les programmes spécifiques à migrer s’est avéré déterminante, et notamment le fait d’avoir un document à jour qui décrit de façon synthétique de ce que fait le spécifique.
  • La nécessité de faire de nombreuses reprises à blanc. En effet, en mode fresh install, toutes les données sont injectées dans la nouvelle version par des programmes de reprises de données, qui incluent des routines de conversion de données pour s’adapter à certains changements du modèle de données ou certaines nouvelles fonctionnalités. Il est donc très important de bien tester ces programmes. Plus globalement, il est essentiel de définir le plus en amont possible la stratégie de reprise de données.
  • De la même façon, une stratégie d’archivage des données de l’ancienne version a été très utile.
  • En mode fresh install, un point déterminant est également de bien estimer les travaux sur deux nouveaux modules de la R12 : le module eTax et le module SLA, le centralisateur d’évènements comptables.
  • Il s’est avéré également fort utile d’identifier certaines spécificités pays pouvant causer un surcroit de travail : par exemple, les numérotations de pièces comptables en Italie ou la gestion des immobilisations au Portugal.
  • Enfin au niveau de l’administration des bases de données, la technologie XML a donné du fil à retordre au niveau de la gestion de l’espace de stockage et du paramétrage mémoire.

 

La collaboration de PREREQUIS et du groupe ACCOR-HOTELS se poursuit naturellement dans d’autres domaines d’expertise. PREREQUIS participe également aux projets décisionnels du groupe hôtelier.

Ainsi, depuis le début de l’année 2014, ACCOR-HOTELS nous confie la maîtrise d’œuvre de ses nouveaux projets de Business Intelligence à destination des directions opérationnelles et financières sur Microstrategy.

Nous intervenons sur l’ensemble du cycle de vie de ces projets, de la phase de prototypage à la livraison et à la maintenance, et sur les différents maillons de la chaîne décisionnelle :

  • La modélisation et l’optimisation de l’entrepôt de données sous ORACLE
  • Lalimentation et l’optimisation des traitements en PL/SQL
  • Les différentes formes de restitution avec MICROSTRATEGY

Par ailleurs, nous accompagnons également la maîtrise d’ouvrage dans les phases de maquettage et de recette et parallèlement,  nous menons une montée de version de la solution Microstrategy sur la version (10.2).

Enfin, suite aux retours positifs de la part des utilisateurs, le groupe ACCOR-HOTELS compte sur notre accompagnement pour ouvrir et démocratiser l’usage de sa solution décisionnelle à l’ensemble de ses hôtels à travers le monde.